Effektive Kommunikation mit vietnamesischen Lieferanten – Kulturelle Tipps und Do’s & Don’ts

C. Jung
4. Sept.
2 Min. Lesezeit

Erfolgreiches Sourcing in Vietnam hängt nicht nur von Preis und Qualität ab – sondern entscheidend von der Kommunikation.

Missverständnisse zwischen westlichen Einkäufern und vietnamesischen Herstellern entstehen oft weniger durch Sprachbarrieren als durch kulturelle Unterschiede.

Wer diese versteht und respektiert, baut langfristige, vertrauensvolle Geschäftsbeziehungen auf – die wichtigste Grundlage für stabile Lieferketten.

1. Sprache und Kommunikation – klar, höflich und konkret

Die offizielle Geschäftssprache in Vietnam ist Englisch, doch nicht jeder Lieferant beherrscht sie auf professionellem Niveau.E-Mails und technische Spezifikationen sollten daher kurz, klar und präzise formuliert werden.Visuelle Darstellungen wie Fotos, Skizzen oder technische Zeichnungen sind oft hilfreicher als lange Textbeschreibungen.

Tipp: Wiederholen Sie wichtige Punkte am Ende einer Nachricht in Stichpunkten. Das erleichtert Verständnis und vermeidet Fehler in der Produktion.

2. Hierarchiedenken und Entscheidungswege verstehen

Vietnamesische Unternehmen sind meist hierarchisch strukturiert. Entscheidungen treffen oft nicht die direkten Ansprechpartner, sondern Geschäftsführer oder Inhaber.Geduld und Respekt sind daher entscheidend – ein zu direkter Ton oder Druck wird schnell als unhöflich wahrgenommen.

Zeigen Sie Wertschätzung, bedanken Sie sich ausdrücklich für geleistete Arbeit und bleiben Sie auch bei Problemen sachlich und freundlich. So sichern Sie sich Vertrauen und langfristige Unterstützung.

3. Zwischen Höflichkeit und Verbindlichkeit

Ein klassischer Stolperstein in der vietnamesischen Geschäftskultur: Ein „Yes“ bedeutet nicht immer Zustimmung, sondern oft „Ich habe verstanden“.Viele Vietnamesen vermeiden direkte Konfrontationen oder das Wort „Nein“, um ihr Gegenüber nicht bloßzustellen.

Achten Sie daher nicht nur auf die verbale Antwort, sondern auch auf Details wie:

Reaktionszeit auf E-Mails
Fragen zur Klärung technischer Details
Verhalten bei Nachfassgesprächen

Das sind oft verlässlichere Indikatoren für echtes Engagement als ein höfliches „Yes“.

4. Beziehungen sind wichtiger als Verträge

In Vietnam gilt das Prinzip „Business is personal“. Vertrauen entsteht über regelmäßigen Kontakt, persönliche Treffen und gegenseitigen Respekt – nicht über Papier.Besuche vor Ort, gemeinsame Essen oder Videokonferenzen stärken die Geschäftsbeziehung enorm.

Wer nur über Preis und Termine spricht, gilt schnell als ungeduldig. Zeigen Sie echtes Interesse am Unternehmen und an den Menschen dahinter – das öffnet Türen.

5. Zeitmanagement und Planung

Termine und Lieferzeiten werden in Vietnam häufig etwas flexibler gesehen als in Deutschland.Planen Sie daher zeitliche Puffer ein und überprüfen Sie regelmäßig den Produktionsfortschritt – idealerweise über lokale Partner oder Agenturen, die direkt in Vietnam sitzen.

Offene Kommunikation über Zeitpläne hilft, Verzögerungen frühzeitig zu erkennen und Lösungen zu finden, bevor Probleme entstehen.

6. Digitale Kommunikationstools

Neben E-Mail und Telefon sind in Vietnam Zalo, WhatsApp und WeChat gängige Kommunikationskanäle für den schnellen Austausch.Sie erleichtern Abstimmungen, Fotoversand und spontane Rückfragen – insbesondere in der Produktionsphase.

Für formelle Themen wie Verträge, Preise oder Reklamationen sollten Sie jedoch immer auf E-Mail oder offizielle Dokumente zurückgreifen.

Fazit

Wer die kulturellen Feinheiten Vietnams versteht, hat im Einkauf einen klaren Vorteil.Respektvolle Kommunikation, Geduld und gegenseitiges Vertrauen sind die Schlüssel zu stabilen und erfolgreichen Geschäftsbeziehungen.Deutsche Mittelständler, die diese Prinzipien beherzigen, werden feststellen: Vietnam ist nicht nur ein Produktionsstandort – sondern ein Partner auf Augenhöhe.